Hinweisgeberschutz

Nach dem am 2. Juli 2023 in Kraft getretenen Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) können sich natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen wenden und diese Verstöße unter dem in diesem Gesetz vorgegebenen Schutz melden oder offenlegen.

Die RIW Anlagenbau GmbH bekennt sich bei allen Geschäften zur Einhaltung der geltenden Gesetze, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien und -verfahren. Sollten Ihnen dennoch Informationen über Verstöße zur Kenntnis gelangen, sind für den Bereich der RIW Anlagenbau GmbH folgende Meldestellen und Meldekanäle vorgesehen bzw. eingerichtet

Interne Meldestelle der RIW Anlagenbau GmbH

RIW Anlagenbau GmbH
– Interne Meldestelle –
Weetfelder Str. 55
59199 Bönen

E-Mail: InterneMeldestelle@riw-anlagenbau.de

Hinweisgebende Personen leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen. Allerdings gab es in der Vergangenheit immer wieder Fälle, in denen sie infolge einer Meldung von Missständen beruflich benachteiligt wurden. Ziel des HinSchG ist es, die hinweisgebenden Personen vor Benachteiligungen zu schützen und ihnen Rechtssicherheit zu geben. Ein weiteres Herzstück des HinSchG ist der bestmögliche Schutz ihrer Identität. Die interne Meldestelle der RIW Anlagenbau GmbH ist dabei zentraler Ansprechpartner.

Daher hat auf die oben aufgeführten Kommunikationsmedien nur die interne Meldestelle Zugriff. Ein Zugriff durch andere Personen ist ausgeschlossen. Die Anonymität der hinweisgebenden Person und die Vertraulichkeit werden unter allen Umständen gewährleistet. Des Weiteren wird die hinweisgebende Person auch vor Repressalien geschützt.

Weiterer Ablauf nach einer Meldung

Nach Eingang einer Meldung gibt es folgenden Ablauf:

1. Eingangsbestätigung gegenüber der hinweisgebenden Person durch die interne Meldestelle innerhalb von 7 Tagen (bei einer Zustellung an Wochenenden, Sonn- und Feiertagen gilt die Meldung am nächsten folgenden Werktag als eingegangen)
2. Prüfung ihrer Zuständigkeit, des Vorliegens der Meldevoraussetzungen sowie der Stichhaltigkeit der Meldung durch die interne Meldestelle
3. Kontakthalten mit der hinweisgebenden Person durch die interne Meldestelle
4. – falls erforderlich – Einholung weiterer Informationen bei der hinweisgebenden Person
5. – falls erforderlich – Ergreifen angemessener Maßnahmen
6. Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung
7. Prüfung der Wirksamkeit getroffener Maßnahmen

Die interne Meldestelle arbeitet unparteiisch, unabhängig und frei von Interessen Dritter.

Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Links

Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen

Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden

Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise gemäß Artikel 13 DSGVO im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person bei Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Name und Anschrift der Verantwortlichen

RIW Anlagenbau GmbH
Weetfelder Str. 55
59199 Bönen

Telefon: 02383/921041-0
Mail: anlagenbau@riw.de

Datenschutzbeauftragte

Sandra Schneider
Telefon: 02203-6991-0
Mail: datenschutz@riw-anlagenbau.de

Die folgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Meldung nach dem HinSchG an die interne Meldestelle der Verantwortlichen und Ihre Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Zwecke der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um das Verfahren nach dem HinSchG zu führen und ggf. Folgemaßnahmen zu ergreifen. Es dient der Aufdeckung von Missständen und deren Aufklärung.

Die Zwecke der Verarbeitung sind durch den Gesetzgeber mit dem HinSchG konkret vorgegeben. Dabei handelt es sich um

• den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (vgl. § 1 Abs. 1 HinSchG)
• den Schutz von natürlichen Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind (vgl. § 1 Abs. 2 HinSchG)
• das Einrichten und Betreiben einer internen Meldestelle (§ 12 HinSchG)
• das Einrichten & Betreiben von Meldekanälen (§ 16 HinSchG)
• die Dokumentation der Meldungen von hinweisgebenden Personen (§ 11 HinSchG)
• die Bestätigungen des Eingangs gegenüber hinweisgebenden Personen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG)
• die Prüfung der Meldung von hinweisgebenden Personen im Hinblick auf den sachlichen Anwendungsbereich (§ 17 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG)
• die Prüfung der Stichhaltigkeit von Meldungen (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG)
• die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen (§ 17 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG)
• die Durchführung von Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG)
• die Rückmeldungen an hinweisgebende Personen (§ 17 Abs. 2 HinSchG).

Letztlich dient die Verarbeitung auch dem Schutz der Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken zu verwenden. Andernfalls werden wir vorgängig eine entsprechende Einwilligung bei Ihnen einholen.

Bereitstellung personenbezogener Daten (Artikel 13 Abs. 2 Buchstabe e DSGVO)

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Die interne Meldestelle bearbeitet allerdings keine anonym eingehenden Meldungen.

Personenbezogene Daten

Welche Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Informationen Sie im Rahmen der Meldung der internen Meldestelle mitteilen. Dies können beispielsweise folgende Informationen sein:

– im Hinblick auf die hinweisgebende Person

• Personendaten (Name und Geschlecht)
• Kontaktdaten (private Anschrift, private Telefonnummer, private E-Mail-Adresse, IP-Adresse, ggf. auch berufliche Kontaktdaten)
• Daten zur beruflichen Tätigkeit (Beruf, Arbeitgeber, Funktion und Position beim Arbeitgeber)
• ggf. besondere Kategorien personenbezogener gemäß Artikel 9 DSGVO
• ggf. personenbezogene Daten über Straftaten gemäß Artikel 10 DSGVO

– im Hinblick auf Personen, die Gegenstand einer Meldung sind

• Personendaten (Name und Geschlecht)
• Daten zur beruflichen Tätigkeit (Beruf, Arbeitgeber, Funktion und Position beim Arbeitgeber)
• Informationen zum Verhalten, das nach Auffassung der hinweisgebenden Person den Verstoß darstellt
• Informationen zum Inhalt von Folgemaßnahmen und zum Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchungen
• ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO
• ggf. personenbezogene Daten über Straftaten gemäß Artikel 10 DSGVO

– im Hinblick auf sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind

• Personendaten (Name und Geschlecht)
• ggf. Kontaktdaten (private Anschrift, private Telefonnummer, private E-Mail-Adresse, ggf. auch IP-Adresse und/oder berufliche Kontaktdaten)
• Daten zur beruflichen Tätigkeit (Beruf, Arbeitgeber, Funktion und Position beim Arbeitgeber)
• ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO
• ggf. personenbezogene Daten über Straftaten gemäß Artikel 10 DSGVO

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG.

Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte

Gemäß § 8 Abs. 1 Satz 1 HinSchG hat die interne Meldestelle die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen zu wahren.

Es erhalten in unserem Unternehmen daher nur Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie Personen, die bei der Erfüllung dieser Aufgabe notwendigerweise unterstützen, Zugriff auf die in Ihrer Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten.

Ihre Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 HinSchG gegeben ist. Eine Offenbarung Ihrer Identität ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen.

In den in § 9 Abs. 2 HinSchG genannten Fällen dürfen Informationen über die Identität von hinweisgebenden Personen (oder Informationen, die Rückschlüsse zur Identität erlauben) an die insoweit genannten zuständigen Stellen weitergegeben werden. In diesen Fällen ist die hinweisgebende Person jedoch vorab über die Weitergabe zu informieren. Dabei sind die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch zu nennen. Die Pflicht zur vorherigen Information über die Weitergabe gilt nicht für die Fälle, in denen die Strafverfolgungsbehörde, die jeweils zuständige Behörde oder das Gericht mitgeteilt hat, dass eine entsprechende Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.

Sofern die Weitergabe von Informationen über die Identität der Person (oder Informationen, die Rückschlüsse zur Identität erlauben) für Folgemaßnahmen erforderlich ist, kann diese erfolgen, wenn insoweit eine Einwilligung der hinweisgebenden Person vorliegt. Die Einwilligung muss für jede einzelne Maßnahme erfolgen.

Gemäß § 9 Abs. 1 HinSchG wird die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, nicht nach dem HinSchG geschützt.

Übermittlung von Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Artikel 13 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO)

Personenbezogene Daten werden nicht an Drittländer (Staaten außerhalb der Europäischen Union und dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation (Artikel 44 ff. DSGVO) übermittelt.

Speicherdauer

Mit dem Abschluss von Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG) durch die interne Meldestelle wird auch das Meldeverfahren abgeschlossen.

Die Daten werden drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens nach § 11 Abs. 5 HinSchG gelöscht, gesperrt oder anonymisiert. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn interne Ermittlungen andauern oder wegen des Sachverhalts der Meldung Verwaltungs- und/oder Gerichtsverfahren noch nicht abgeschlossen sind.

Betroffenenrechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO: Nach Maßgabe von Artikel 15 DSGVO können Sie unentgeltlich Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO: Wenn Sie der Auffassung sind, dass die über Ihre Person gespeicherten Daten fehlerhaft oder unvollständig sind, können Sie nach Artikel 16 DSGVO jederzeit die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung dieser Daten verlangen.
• Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO: Unter den Voraussetzungen des Artikel 17 Abs. 1 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO: Unter den Voraussetzungen des Artikel 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO: Als betroffene Person haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Vorschriften der DSGVO verstößt.

In Nordrhein-Westfalen zuständig ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon: 02 11/384 24-0
Telefax: 02 11/384 24-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auch auf unserer Homepage in unserer Datenschutzerklärung.